• Главная
• Новости
• Автоматизация управления закупками

Автоматизация управления закупками

    Автоматизация управления закупками: специфика проектов, методология работ или "как не наступить на грабли"
   В этой статье речь пойдет об автоматизации закупочной деятельности. Причем не о том, как настраивать рабочие места, документы и реквизиты в 1С:ERP. А о том, что на самом деле обычно нужно компании, когда она заявляет об «автоматизации процессов закупок». И о том, как правильно подойти к этой самой автоматизации, чтобы проект не стал «вечным долгостроем», а внутренние заказчики (руководство компании, руководители отделов и департаментов) получили действительно полезный результат. 

 С 2011 года сопровождает ИТ-проекты в качестве бизнес-архитектора, ведущего консультанта по методологии, руководителя проекта, возглавляла направление 1с предприятие управление закупками, главный редактор и соавтор книги «1С:Консалтинг. Практика управления», автор более 20 статей по вопросам управления, автор курсов для аналитиков и руководителей проектов в рамках направления «1С:Консалтинг».

  Для начала расскажу реальную историю, в которой наверняка многие узнают знакомые для себя ситуации.

  Не очень крупная, но серьезная производственная компания (примерно 1 500 человек) поставила задачу повысить эффективность материально-технического обеспечения: повышение скорости и качества, снижение издержке на МТО. Вроде бы ничего необычного: настраиваем планы закупок, сценарии формирования потребностей (благо в 1С:ERP есть типовые варианты), определяемся с договорами-соглашениями-заказами поставщику, настраиваем учет и контроль движения ТМЦ. Понятно, что еще нужно будет разобраться с НСИ, зачистить справочники номенклатуры, возможно, поработать со спецификациями, но об этом знает каждый аналитик и руководитель проекта.

   Но перед тем, как выдать клиенту оценку работ и сроки я решила внимательно изучить сайт компании. И тут выяснилось, что помимо основной производственной деятельности у предприятия есть:

• собственные здания, которые они сдают в аренду, ремонтируют и эксплуатируют
• объекты социальной сферы, доставшиеся с советских времен (гостиницы для командировочных, санаторно-курортный комплекс, поликлиника и т.п.)
• ну и еще проектная деятельность (ОКРы и НИОКРы, под которые идут специфические закупки, выставки и участие в гос. программах)

И ведь подо все это «хозяйство» тоже требуется материально-техническое обеспечение! Не говоря уже о закупках разного рода работ и услуг.

А еще на предприятии очень серьезная договорная служба и сложные процессы выбора поставщиков и согласования договоров. И это тоже влияет на скорость и качество закупок.

В результате пришлось немного вернуться назад и уточнить с заказчиком, что же он понимает под «автоматизацией закупок» и какие именно закупки хочет автоматизировать. Путем небольшого уточняющего опроса, выходящего за рамки изначально сформулированных задач, выяснилось, что, формулируя потребность «автоматизировать закупки», заказчик не осознавал в полной мере, что за этим он имеет в виду, но действительно: масштаб проблем в части управления закупками и потребностей в их решении гораздо шире.

Что в итоге:

изменение формата обследования: от стандартных интервью к обсуждению и согласованию методики группировки номенклатуры по сегментам и разработке специфических и более детальных сценариев закупок по сегментам: от технологии планирования до процессов обеспечения
включение в контур проекта полноценного блока по оптимизации и автоматизации процессов договорной работы
выход на отдельный проект по выстраиванию системы бюджетирования, критичной для финансового обеспечения закупок
И что самое важное - совершенно другие функциональные требования к автоматизации этих процессов, которые не были выявлены в первом случае, но которые точно проявились бы на этапе тестирования и опытной эксплуатации как несоответствие настроенной системы ожиданиям внутренних заказчиков.

И если вы думаете, что это какой-то уникальный и специфический пример, я могу привести еще множество таких же или подобных, с которыми мне регулярно приходится сталкиваться.

  Теперь к сути - почему так происходит и что с этим делать?

Во-первых, нужно понимать, что «Закупки» - понятие очень размытое и имеющее разные трактовки. так же, как и «Управленческий учет», «Бизнес-процессы» и многие другие термины, которые активно используются в практике автоматизации. Глубина и широта закупочной деятельности может сильно отличаться в зависимости от того, какие цели ставит Заказчик перед проектом, и какая служба реально является этим самым Заказчиком.